El día a día en una agencia de carga internacional

En los últimos años ha habido un incremento importante de agentes de carga internacional o International Freight Forwarders en el Perú. Como sabemos, una agencia de carga internacional es un operador de comercio exterior que debe estar debidamente acreditada por SUNAT, además de contar con la autorización de funcionamiento por el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC).

El agente de carga internacional tiene como principal función el transporte de carga desde y hacia cualquier parte del mundo, habitualmente cuentan con un red de oficinas a nivel internacional propias o asociadas para el embarque o recepción de la carga, tercerizan los servicios de las compañías navieras o aerolíneas, aunque también pueden brindar otros servicios si el cliente lo requiere. Pero, ¿cómo es el día a día de una agencia de carga y qué funciones realiza desde el punto de vista comercial, administrativo y operativo?

En el siguiente artículo nos focalizaremos en tres áreas claves de estos operadores en un proceso de importación: El área comercial, customer service y operaciones.

El área comercial -“sin ventas no hay negocio”- tiene a ejecutivos que buscan clientes exportadores e importadores para brindarles el servicio de transporte de carga vía marítima o aérea, pudiendo ser carga full container o carga consolidada. Cuenta con un staff de ejecutivos y cartera de clientes, realizan visitas ofreciendo las bondades de sus servicios y cotizan según el requerimiento del cliente, luchando por cerrar el negocio u operación con tarifas competitivas. Como toda área comercial, establece metas a vender sobre la cantidad de TEUS (Twenty-foot Equivalent Unit) o volumen. También se puede considerar kilogramos si se trata de carga aérea. Tienen reuniones 1 o 2 veces a la semana para conocer la tendencia del mercado y sugerir algunos cambios o estrategia comercial.

El customer service (servicio al cliente), es el personal encargado de realizar las coordinaciones con los agentes del exterior relacionados a la carga. Una vez que el cliente confirme el embarque, emiten el shipping instructions considerando el costo y la venta del servicio. Las personas que laboran en esta área deben tener dominio del idioma inglés, debido a la comunicación constante con los agentes del exterior. Una vez que unidad tiene toda la información del embarque coordinará con el área de operaciones.

El área de operaciones realiza la transmisión electrónica del manifiesto de carga consolidada dentro del plazo establecido por SUNAT, envía el aviso de llegada a los importadores y tiene continua comunicación con otros operadores logísticos como las navieras coordinando la emisión del bill of lading u otra instrucción, así como con el agente de aduana para la entrega y endose del bill of lading o air way bill (documentos de transporte), con los agentes marítimos o portuarios para el direccionamiento de la carga al depósito temporal solicitado por el cliente u otro. Finalmente, entrega el desglose de la carga para los vistos buenos, coordina con el depósito temporal para el posicionamiento del contenedor consolidado y su apertura, y adicionalmente puede preparar los expedientes de rectificación para ser presentados ante la SUNAT en caso de corrección de cantidad de bultos, descripción y otros.

Es importante mencionar que las personas que laboran en estas áreas requieren de proactividad, una alta vocación de servicio y capacidad para buscar soluciones inmediatas ante los inconvenientes relacionados a la carga. La comunicación y el seguimiento de los embarques es importante para la plena satisfacción de los clientes y mantener su fidelización.

*Este post es una colaboración de Juan Carlo Muñoz Fiore, docente de la Facultad de Negocios de la Universidad Privada del Norte.